Supporto alla conformità al Regolamento UE sull’IA

Supporto pratico per mappare l’uso dell’AI, identificare gli obblighi, classificare i rischi e le categorie di rischio, e preparare la documentazione necessaria per un deployment responsabile dell’AI ai sensi del Regolamento UE sull’AI.

Capire gli obblighi legati all’AI prima che diventino un problema

L’Intelligenza Artificiale sta diventando parte delle operazioni aziendali quotidiane: creazione di contenuti, ricerca, automazione, assistenza clienti, supporto decisionale, analisi dei dati e workflow interni. Con il Regolamento sull’AI dell’Unione Europea, le organizzazioni che usano l’AI avranno sempre più bisogno di capire non solo quali strumenti utilizzano, ma anche quali responsabilità, rischi, documentazione e misure di trasparenza possono applicarsi.

La sfida è che la conformità AI non è solo una questione legale. È anche una questione operativa. Prima di sapere quali obblighi si applicano, bisogna capire dove viene usata l’AI, come influisce su decisioni o output, chi ne è responsabile, quali dati elabora e se la supervisione umana è definita correttamente.

Il Regolamento segue una struttura basata sul rischio, con obblighi che variano a seconda che un caso d’uso dell’AI sia vietato, ad alto rischio, legato alla trasparenza, legato all’AI per finalità generali o a rischio più basso. La Commissione conferma che le pratiche vietate e gli obblighi di alfabetizzazione AI si applicano già dal 2 febbraio 2025, mentre ulteriori obblighi si applicano progressivamente nel 2026 e nel 2027 (Regolamento (UE) 2024/1689 del Parlamento europeo e del Consiglio del 13 giugno 2024 che stabilisce regole armonizzate sull’intelligenza artificiale — Artificial Intelligence Act).

Aiuto le organizzazioni a mappare i loro sistemi AI, classificare i loro casi d’uso, identificare potenziali obblighi e preparare documentazione strutturata per un’integrazione dell’AI e un deployment dell’AI responsabili. Questo servizio è pensato per team che usano o prevedono di usare l’AI in workflow, produzione di contenuti, supporto decisionale, automazione, ricerca, interazione con i clienti o operazioni interne.

Perché è importante

Molte organizzazioni usano già l’AI senza avere una mappa interna chiara di dove, come e perché viene usata. L’AI può comparire in molti workflow AI, come: processi di marketing, analisi documentale, comunicazione con i clienti, automazione dei workflow, ricerca, generazione di immagini, supporto decisionale o piattaforme software di terze parti.

Senza la giusta chiarezza, questo può creare rischi pratici:

Potresti non sapere in quale categoria di rischio si trovi un sistema AI: basso rischio, legato alla trasparenza, alto rischio o potenzialmente vietato.

Potresti non sapere se la tua organizzazione agisce come fornitore, deployer o semplicemente come utente di uno strumento AI.

Potresti non avere documentazione che spieghi come funziona il sistema AI, per cosa viene usato, quali sono i suoi limiti e chi lo supervisiona.

Potresti non avere regole interne chiare per la supervisione umana, l’uso dei dati, i contenuti generati dall’AI o la responsabilità sugli output.

Potresti essere impreparato quando clienti, partner, autorità di regolamentazione o stakeholder interni chiedono come viene usata l’AI.

L’obiettivo non è creare burocrazia non necessaria. L’obiettivo è rendere l’uso dell’AI visibile, comprensibile, documentato e governabile, realizzando anche, quando necessario, test, valutazione e ricerca sull’AI.

Un processo strutturato di preparazione al Regolamento sull’AI aiuta le organizzazioni a passare dalla sperimentazione informale con l’AI a una implementazione responsabile dell’AI. Offre una visione più chiara dei tuoi obblighi, dei tuoi rischi, delle tue lacune documentali e dei passaggi pratici necessari per usare l’AI con maggiore fiducia.

Cosa ti aiuto a chiarire

• Quali sistemi o strumenti AI stai usando
• Quale ruolo svolge la tua organizzazione
• Se i tuoi casi d’uso possono rientrare in categorie regolamentate
• Quale documentazione manca
• Quali misure di trasparenza possono essere necessarie
• Quali policy interne dovrebbero essere create
• Cosa dovrebbe essere revisionato da un professionista legale

Servizi

1. Mappatura dei casi d’uso dell’AI

Scopo: identificare dove l’AI viene realmente usata nell’organizzazione.

Mappatura degli strumenti AI attuali o pianificati, dei workflow, delle automazioni, dei processi di generazione di contenuti, dei sistemi di supporto decisionale e delle attività di trattamento dei dati.

Deliverable:

inventario degli usi dell’AI
mappa dei workflow
lista degli strumenti AI e degli scopi dei sistemi
distinzione tra uso interno ed esterno
mappa del coinvolgimento umano

2. Ruolo ai sensi del Regolamento sull’AI & classificazione del rischio

Scopo: capire se l’organizzazione è fornitore, deployer, importatore, distributore, fabbricante di prodotto o utente di sistemi AI.

Classificazione preliminare dei casi d’uso dell’AI secondo il framework basato sul rischio del Regolamento UE sull’AI, inclusa l’identificazione di usi potenzialmente vietati, ad alto rischio, legati alla trasparenza o a basso rischio.

Deliverable:

matrice di classificazione del rischio AI
identificazione del ruolo: provider/deployer/altro
sintesi del livello di rischio
lista delle azioni prioritarie

3. Preparazione della documentazione

Supporto nella preparazione di documentazione per l’AI strutturata per i workflow, inclusi scopo del sistema, input, output, supervisione umana, limitazioni, rischi, fonti dei dati, punti decisionali e responsabilità operative.

Deliverable:

descrizione del sistema AI
documentazione del workflow
note sulla supervisione umana
registro di rischi e limitazioni
policy interna sull’uso dell’AI
bozza di dichiarazione di trasparenza
logica di disclosure per contenuti generati dall’AI

4. Governance AI & supporto alle policy interne

Scopo: aiutare le aziende a organizzarsi prima che gli obblighi diventino urgenti.

Progettazione di processi leggeri di governance interna per un uso responsabile dell’AI, inclusi workflow di approvazione, procedure di revisione, responsabilità degli utenti, azioni di alfabetizzazione AI e routine di documentazione.

Il Regolamento sull’AI include già obblighi di alfabetizzazione AI dal 2 febbraio 2025, il che significa che le organizzazioni che usano l’AI dovrebbero prestare attenzione non solo agli strumenti, ma anche alle persone, alla formazione e a un uso interno responsabile.

Deliverable:

policy interna sull’AI
linee guida sull’uso dell’AI
checklist per l’alfabetizzazione AI del personale
workflow di revisione e approvazione
mappa delle responsabilità di governance

5. Revisione della preparazione alla conformità

Scopo: gap analysis pratica.

Una revisione strutturata dei workflow AI attuali rispetto alle principali aree di preparazione al Regolamento UE sull’AI, producendo un piano d’azione chiaro per documentazione, governance, trasparenza e gestione del rischio.

Deliverable:

report di preparazione al Regolamento sull’AI
gap analysis
roadmap di preparazione alla conformità
azioni urgenti / medie / a bassa priorità
raccomandazioni per revisione legale quando necessario

A chi è rivolto questo servizio

Piccole e medie imprese che usano strumenti AI
Consulenti e agenzie che usano l’AI nel lavoro con i clienti
Organizzazioni che introducono workflow AI
Team che usano l’AI per contenuti, ricerca, automazione, supporto decisionale o comunicazione con i clienti
Aziende che non sono sicure se il loro uso dell’AI sia a basso rischio, legato alla trasparenza o potenzialmente ad alto rischio

Nota importante

Questo servizio fornisce supporto operativo, strategico e documentale per la preparazione al Regolamento sull’AI. Non sostituisce una consulenza legale formale. Quando sono richieste interpretazione legale, presentazioni regolatorie o conferma della classificazione ad alto rischio, il lavoro può essere coordinato con professionisti legali.

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